Menulis Email Bisnis Secara Efektif

Sekarang ini setiap orang rata-rata menerima ratusan email per harinya. Dengan banyaknya email yang masuk, tidak jarang terdapat sejumlah email yang terlewatkan atau diabaikan karena tidak dianggap penting. Tidak sedikit pula terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi melalui email yang berdampak negatif pada hubungan kerja dalam suatu organisasi. Maka, email sebagai suatu alat komunikasi perlu dikelola dengan efektif agar mampu menyampaikan komunikasi kita secara tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa tips cara dan aturan untuk menuliskan email bisnis yang tepat dan efektif. Selamat menerapkan dan semoga bermanfaat.

Tujuang Komunikasi

Email adalah salah satu dari sekian banyak alat komunikasi yang ada untuk kita gunakan di jaman sekarang ini. Kita perlu memahami keuntungan serta keterbatasan email sebagai alat komunikasi untuk menelaah apakah memang cara terbaik untuk menyampaikan dan mencapai sasaran komunikasi kita adalah dengan email. Jika, kita membutuhkan pendekatan personal atau respons yang cepat, mungkin lebih tepat kita menggunakan metode komunikasi tatap muka atau telepon.

 

Dokumentasi Tertulis

Salah satu alasan mengapa orang mengirimkan email adalah agar memiliki dokumentasi tertulis formal dari percakapan atau diskusi yang terjadi. Namun, perlu diingat bahwa email akan dapat dengan mudah diteruskan pada orang lain atau dicetak untuk ditunjukkan pada orang lain sehingga tidak terlalu aman untuk hal-hal yang sensitif atau bersifat rahasia.

 

Subyek Email

Banyak orang menyepelekan penulisan subyek email dan lebih berfokus pada perancangan konten badan email. Namun seperti judul dari suatu berita di koran, subyek email dapat berperan penting dalam menentukan apakah badan email kita akan dibaca atau tidak. Email dengan subyek kosong cenderung secara otomatis dianggap sebagai spam. Maka, subyek email yang baik perlu menarik perhatian dan merangkum topik dalam badan email. Kita dapat juga memasukkan tanggal deadline penting dalam subyek email seperti: “Rapat persiapan Raker 2019 – harap dijawab sebelum tanggal xx”.

 

Singkat dan Jelas

Email perlu ditulis secara singkat dan jelas. Gunakan kalimat-kalimat pendek dan tidak bertele-tele. Isi badan email perlu bersifat langsung dan informatif. Untuk komunikasi yang lebih rinci atau diskusi panjang, akan lebih efektif jika kita menjadwalkan waktu rapat, baik secara tatap muka atau melalui telepon, untuk menghindari pengiriman email bolak-balik dalam waktu cukup panjang.

 

Pihak yang Berkepentingan

Sangat mudah untuk menambahkan siapa saja yang akan menerima email yang kita kirimkan. Terkadang pengirim email menuliskan banyak alamat email dalam baris “To”, “Cc” dan “Bcc” untuk memudahkannya mengirimkan satu email pada banyak penerima sekaligus. Kita perlu menelaah apakah memang semua orang tersebut berkepentingan menerima informasi itu. Bisa jadi pula kita sebenarnya perlu menyesuaikan konten email untuk beberapa orang tertentu karena ada informasi tambahan atau informasi yang tidak perlu mereka ketahui.

 

Membalas dengan Reply to All

Situasi yang sering terjadi karena terlalu banyak penerima email adalah beberapa penerima email kemudian membalas dengan fitur “reply to all” dari email yang kita kirimkan. Akibatnya, akan terjadi serangkaian berbalasan email yang akan menimbulkan spam bagi semua orang lainnya. Maka, sebelum kita menjawab suatu email dengan banyak penerima, kita perlu menelaah apakah memang kita perlu menjawab pada semua pihak tersebut atau cukup secara pribadi pada pengirim email saja.

 

Komunikasi Tidak Langsung

Ketika kita berkomunikasi tatap muka, kita dapat melihat langsung ekspresi muka, gerakan tubuh, dan nada bicara untuk menilai kualitas komunikasi dan penerimaan seseorang. Dengan menggunakan email, komunikasi kita menjadi lebih terbatas sehingga terdapat resiko kesalahpahaman dan menimbulkan emosi negatif pada penerima email. Maka, penting sekali untuk meninjau kembali pemilihan kata, penyusunan kalimat, penggunaan tanda baca serta membaca tulisan kita dalam email berkali-kali sebelum mengirimkannya.

 

Cerminan Kualitas Diri

Email kita adalah cerminan profesionalisme dan kualitas diri kita. Kualitas diri kita kadang dinilai orang lain dari hal- hal yang tidak kita sangka. Penulisan email dengan salah eja bisa jadi menyebabkan kita dinilai sebagai pribadi yang ceroboh. Penulisan nama yang salah atau penggunaan istilah “Mbak/Mas” yang kurang tepat bisa jadi diartikan bahwa kita tidak menghormati sang penerima email.

Email sebagai bentuk komunikasi tertulis akan memiliki jejak elektronik. Sekali sudah terkirim, email aka sulit ditarik kembali. Fasilitas “Retract” di Outlook pun sering kali kurang efektif untuk menghilangkan email yang telah terkirim agar tidak terbaca oleh penerima email. Maka, ceklah kembali penulisan email sebelum kita mengirimkannya.

 

Etika dalam Email

Banyak orang mengatakan email adalah bentuk komunikasi yang lebih tidak formal dibandingkan surat bisnis. Walaupun demikian, kualitas pesan yang kita tulis dalam bentuk apapun mencerminkan pribadi kita secara personal dan profesional. Nilai-nilai kesopanan dan batasan formalitas tertentu perlu tetap dipertahankan jika kita menuliskan email bisnis, seberapapun akrabnya kita dengan penerima pesan. Penggunaan emoticon dan kata-kata slang perlu disesuaikan dengan seberapa formal konteks email kita dan kedekatan kita dengan penerimanya. Selalu buka dan tutup email secara sopan dan ucapkan terima kasih kepada semua tanpa memandang jabatan.

 

Baca juga : Tips Negosiasi Efektif Melalui Email

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *