Rapat yang dikelola dengan baik akan meningkatkan kualitas koordinasi dan komunikasi. Namun, banyak orang mengeluhkan bahwa kebanyakan rapat dalam organisasinya adalah pemborosan waktu dengan hasil rapat yang tidak jelas. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola rapat agar dapat lebih efektif dan efisien :
Jadwalkan durasi rapat sesuai dengan waktu yang dibutuhkan. Kebanyakan rapat dijadwalkan sebagai 1 jam padahal sebenarnya dapat terselesaikan dalam waktu 30 menit.
Hindari menggunakan media rapat untuk update atau progress. Kebanyakan update dapat dilakukan melalui email. Manfaatkan media rapat hanya jika perlu mengambil keputusan atau melakukan sesuatu bersama-sama secara tatap muka.
Sebisa mungkin aturlah jadwal rapat secara berdampingan atau back-to-back. Dengan demikian, kita tidak perlu kembali ke tempat kerja dan mengerjakan sesuatu, dan tidak berapa lama kemudian terputus karena perlu kembali ke ruang rapat.
Untuk rapat yang membutuhkan kita berpergian ke luar kantor, pertimbangkan metode atau media alternatif seperti telepon atau video call jika memungkinkan agar dapat menghemat waktu berpergian dan menghindari terjebak macet.
Bersikaplah proaktif untuk memastikan semua orang dalam rapat tetap berfokus pada agenda rapat. Usulkan untuk mengatur rapat lain jika memang ada isu diluar agenda rapat yang perlu dibahas secara mendalam.
Untuk rapat yang biasanya terlambat mulai, persiapkan aktivitas-aktivitas singkat yang dapat kita lakukan sambil menunggu mulainya rapat.
MDI News No. 234/XXIII/Februari 2017
Untuk informasi dan jadwal training lebih lanjut silahkan hubungi kami di nomor 021-66690778 atau kirimkan email ke info@mditack.co.id
