Tips Membuat Meeting Yang Efektif

Tips Membuat Meeting Yang Efektif

Bagaimana perasan kita sesaat sebelum rapat rutin mingguan atau bulanan diadakan? Apakah merasa gugup, karena bahan belum disiapkan, atau merasa malas karena yang dibicarakan itu-itu saja tidak ada inovasi baru, atau merasa bergairah karena ada kesempatan buat tampil?

Meeting atau rapat, biasa diadakan untuk koordinasi antar departemen di suatu perusahaan. Yang hadir bisa departemen tertentu, keseluruhan atau bahkan dengan para pemasok, nasabah penting, dan sebagainya. Rapat sebenarnya peristiwa atau agenda yang bisa dikatakan sangat penting bagi perkembangan ataupun kemajuan perusahaan.

Namun seperti kita ketahui, kadang kita merasa malas atau bosan sekali jika diharuskan ikut rapat. Ada peserta yang sering keluar-masuk ruang rapat, dengan alasan ke kamar kecil atau ada telepon penting, ada yang menerawang/melamun, mengantuk, dan sebagainya. Mari kita lihat mengapa ada kecenderungan rasa bosan atau malas mengikuti suatu rapat:

Faktor eksternal:

  • Agenda atau bahan rapat tidak jelas
  • Jalannya rapat terlalu panjang atau lama
  • Suasana rapat kaku dan formal
  • Agenda yang dibahas tidak penting dan tidak mendesak
  • Rapat dianggap sebagai saat menjatuhkan (melempar tanggung jawab) atau dijatuhkan (sasaran komplain)
  • Tidak ada hasil yang jelas dan tidak ada follow up
  • Peserta yang hadir tidak kompeten (tidak sesuai jabatan/job class)
  • Tidak ada snack atau makan bersama

Faktor internal:

  • Tidak berani bertanggung jawab atas hasil kerjanya
  • Hasil kerja tidak memuaskan/di bawah target
  • Kurang ide
  • Tidak suka tampil

Untuk membuat rapat menjadi lebih efektif, kita harus menghilangkan atau meminimalisasi faktor-faktor tersebut kita sajikan dalam laporan kita.

Apa Inti Kalimatnya?

Beberapa orang senang menggunakan kalimat yang panjang sekali. Berbagai kata penghubung digunakan terkadang dalam satu kalimat seperti: yang, tetapi, dan, dengan, darimana, dimana, yangmana, dan masih banyak lagi. Penggabungan beberapa kalimat sederhana menjadi suatu kalimat majemuk kompleks menyebabkan kadang satu kalimat bisa terdiri dari beberapa baris bahkan hampir satu paragraph tersendiri.

Apa yang Anda rasakan jika membaca suatu tulisan dengan kalimat super panjang? Kalimat panjang cenderung membingungkan. Terkadang subyek, predikat dan obyek utama menjadi kabur dan rancu sehingga interpretasi pembaca dapat beragam. Tentunya ini membuat tulisan kita menjadi kurang efektif.

To Whom It May Concern?

Gaya penulisan laporan perlu disesuaikan dengan target pembacanya. Laporan yang efektif bukanlah suatu tulisan yang ditujukan untuk siapa saja yang mungkin berkepentingan (to whom it may concern). Kita perlu jelas siapa sasaran target pembaca kita sehingga kita dapat menyesuaikan dengan kebutuhan, preferensi, gaya dan tipe target pembaca tersebut. Tidak menutup kemungkinan bahwa kita perlu membuat laporan yang berbeda untuk target pembaca yang berbeda. Meskipun topik yang dibahas dalam laporan adalah sama.

Terkubur Data dan Informasi

Beberapa laporan sangat lengkap dengan banyak didukung oleh data dan informasi teknis. Kesalahan paling umum dalam penulisan laporan adalah memasukkan semua data dan informasi dalam badan laporan sehingga bagian tersebut ‘membengkak’.

Misalnya, jika Anda ingin menganalisis fluktuasi penjualan tahun 2008-2009 sebesar 20%, kita tidak perlu memasukkan laporan keuangan 2008 dan 2009 secara lengkap pada badan laporan. Kita perlu memilah-milah data dan informasi yang benar-benar relevan dengan pembahasan untuk disajikan dalam badan laporan. Jika memang dianggap perlu, maka data dan informasi pendukung yang lebih detail dapat kita sajikan di bagian lampiran.

Laporan memiliki peran  penting dalam banyak bisnis dan organisasi. Agar dapat efektif,   suatu laporan perlu disajikan dengan jelas, cermat dan sederhana.

Mari Berlatih Menulis

Laporan bisnis yang efektif dapat menunjang kemajuan karir kita. Maka dari itu, kita perlu meningkatkan keterampilan menulis laporan bisnis yang efektif untuk ‘menjual’ diri dan ide kita secara menarik.

Tidak biasa menulis? Untuk dapat mahir menulis, kita perlu berlatih menulis. Kebanyakan orang mendapat kesulitan dalam menyusun dan menyajikan pemikiran secara logis sehingga dapat dipahami oleh orang lain dengan alur yang lugas. Menulis menjadi sesuatu yang menyenangkan bagi sebagian orang, tetapi lain halnya bagi mereka yang belum pernah terjun menulis.  Hal ini menjadi momok, karena merasa kurang pas dalam penyusunan dan merangkai kata. Salah satu cara untuk berlatih menulis adalah dengan menulis artikel singkat, seperti untuk MDI News.

Jangan takut salah. Buatlah dulu tulisan, abaikan kosakata dan tata bahasa. Setelah tulisan selesai, bacalah kembali dan perbaikilah kesalahan tulis, tanda baca dan ejaan.

Untuk itu, Anda perlu terbiasa dalam menulis. Bebaskan diri Anda dari kekhawatiran terhadap kualitas. Seiring berjalannya waktu Anda akan mampu    memperbaiki   kekurangan  dan kelemahan Anda. Lakukan setiap hari, biarkan semua ide mengalir menjadi tulisan. Buat suasana ruang kerja senyaman mungkin sehingga dapat menambah gairah Anda dalam menuangkan tulisan kreatif.

Pelajari juga tulisan orang lain di berbagai media sehingga Anda akan mampu memperbaiki teknik dan gaya Anda.   Terus mencoba dan minta rekan memberi masukan terhadap tulisan Anda  sebagai evaluasi diri untuk meningkatkan keterampilan menulis kreatif.

MDI News No.  155/XVI/Juli 2010

Untuk informasi dan jadwal training lebih lanjut silahkan hubungi kami di nomor 021-668 1571 atau 021-668 1572 atau kirimkan email ke training@mditack.co.id