Sebelum memberikan umpan balik pastikan Anda mengingat apa yang sedang Anda lakukan, dan tujuan dari umpan balik tersebut adalah untuk meningkatkan situasi atau kinerja. Gunakanlah kata-kata membangun dan hindari kata-kata ‘kasar’ atau ‘offensive’ agar mendapatkan feedback baik dari lawan bicara Anda .
Tepat waktu dan tempat
Feedback bukanlah bagaimana kita sedang memberi kejutan kepada seseorang, jadi semakin cepat Anda menyampaikan apa yang seharusnya, lebih baik bagi orang tersebut. Pikirkanlah hal ini: “Apakah lebih mudah memberikan umpan balik mengenai satu pekerjaan yang belum dilakukan secara tepat atau memberikan umpan balik mengenai satu tahun dengan kinerja kurang baik”.
Apabila kita dapat memberikan penghargaan kepada lawan bicara kita di public, akan sangat membangun orang tersebut, tetapi hindari mengkritik mereka di hadapan banyak orang. Ciptakan tempat yang aman untuk berbicara dimana Anda tidak akan dapat terganggu atau ada orang lain yang dapat mendengar.
Berkala
Ingatlah bahwa di dalam memberikan umpan balik, dibutuhkan perhatian yang tetap. Pada saat sesuatu perlu dikatakan, utarakanlah. Maka, orang lain akan terhindar dari masalah. Ini bukan hanya sekali atau dua kali tetapi mungkin bisa berkala, secara informal dan sederhana. Dengan cara seperti ini, pada akhir sesi di masa mendatang apabila dilakukan review untuk kinerja maka akan lebih mudah untuk dapat mengurangi kesulitan-kesulitan yang ada.
Tepat Sasaran
Utarakanlah kepada lawan bicara Anda apa yang perlu ditingkatkan. Hal ini akan memastikan bahwa kita akan tetap menggunakan fakta dan mengurangi keragu-raguan. Bayangkan apabila Anda menegur seseorang dan langsung mengatakan kepada lawan bicara Anda tersebut bahwa mereka tidak profesional, apa kira-kira artinya? Apakah volume mereka terlalu keras di dalam berbicara, terlalu bersahabat atau kurang di dalam cara mereka berpakaian?
Gunakan saya dan bukan Anda
Berikan umpan balik dari perspektif Anda, karena dengan cara seperti ini Anda akan menghindari untuk memberi ‘label’ kepada seseorang.
Gunakan kata-kata contohnya: “Saya paham akan kondisi Anda saat ini, alangkah baiknya apabila Anda…”
Kata-kata tersebut lebih baik daripada misalnya:“Anda kurang sensitif kemarin.”
Fokus dan spesifik
Sesi umpan balik seharusnya melakukan diskusi tidak lebih dari dua permasalahan yang ada. Apabila lebih dari dua poin maka resiko yang akan Anda dapatkan akan lebih besar untuk lawan bicara Anda tersebut merasa tertuduh maupun tersinggung. Ingatlah bahwa setiap kita dapat berubah.
Pastikan bahwa Anda dapat membantu lawan bicara Anda untuk rencana tindakan di masa mendatang setelah Anda memberikan umpan balik, melakukan perbaikan maupun mengembangkan hal-hal yang kurang di masa sebelumnya. Beberapa cara untuk menentukan tujuan, memonitor dan mengevaluasi progres dapat dilakukan dengan menentukan secara spesifik.
MDI News No. 202/XX/Juni 2014
Untuk informasi dan jadwal training lebih lanjut silahkan hubungi kami di nomor 021-66690778 atau kirimkan email ke info@mditack.co.id
