1. Dengarkan, Dengarkan dan Dengarkan
Inilah salah satu teknik untuk meningkatkan komunikasi paling pertama yang harus dikuasai. Komunikasi yang baik tidaklah semudah yang kita kira. Terutama bagian di mana kita mendengarkan.
Dalam bahasa Indonesia mendengarkan tidak sama dengan menyimak, jadi mendengarkan belum tentu menerima dengan baik apa-apa yang kita sampaikan.
Anda bayangkan saja betapa banyak informasi yang kita peroleh dari hasil obrolan kita dengan orang lain sehari-harinya. Padahal mendengarkan dengan baik kemudian membuat catatan dapat meningkatkan kemampuan kita dalam menjalin hubungan dengan orang lain. Seringkali secara tidak sadar kita memotong pembicaraan saat orang lain belum selesai menyampaikan pesan mereka sehingga pesan menjadi tersamar bahkan tidak jelas. Kita mesti berhatihati karena hal ini dapat menimbulkan masalah nantinya. Baca: Efektifitas Komunikasi untuk Pengembangan SDM
2. Mengurangi atau menghilangkan hambatan
Dalam kehidupan sehari-hari hambatan komunikasi terjadi seperti hambatan fisik, psikologis dan semantik. Hambatan fisik dimana terjadi hambatan teradi karena keterbatasan lingkungan dan fisik. Hambatan psikologis dimana sesorang dipengaruhi emosi ketika berkomunikasi dapat mengaburkan arti dan membuat pesan
3. Selalu mencari umpan balik
Komunikasi yang baik adalah komunikasi dua arah. Dimana feedback atau umpan balik diharapkan menjadi sarana dimana kita bisa benar-benar mengetahui seberapa jauh pesan kita tersampaikan dan diterima. Umpan balik juga bisa digunakan untuk kita mengevaluasi sebaik apa kita sudah berkomunikasi.
4. Mengetahui tujuan komunikasi
Banyak diantara kita yang menganggap komunikasi sebagai hal yang natural padahal kita berada di era dimana sehari-hari kita di bombardir informasi. Jadi sebaiknya kita membatasi komunikasi dengan tujuan yang jelas agar kita dapat mempertahankan produktivitas. Kadang-kadang terlalu banyak informasi pada satu waktu bukannya memberikan kejelasan kepada seseorang melainkan membuat orang tersebut semakin bingung.
5. Melakukan persiapan
Lakukan persiapan sebelum kita melakukan komunikasi. Komunikasi sehari-hari seperti pada saat meeting, presentasi, bertelepon, email, bahkan obrolan santai dapat menjadi cara dimana kita bisa mendapatkan apa yang kita inginkan dan mempersuasi orang lain. Miliki kejelasan tentang apa yang ingin Anda capai dengan berkomunikasi, kejelasan akan apa isi dari pesan yang dikomunikasikan, kejelasan tindakan yang diharapkan, dan melakukan penyesuaian kepada siapa Anda menyampaikan pesan tersebut dan bagaimana Anda menyampaikan pesannya.
6. Menyusun isi
Tidak jarang kita mengalami kebuntuan berpikir misalnya ketika atasan kita menanyakan perkembangan dari sebuah projek yang sedang kita kerjakan. Atau ketika menjawab komplain dari seorang klien. Salah satu teknik yang bisa digunakan adalah mengulang kembali permintaan atau pertanyaan mereka dengan menggunakan bahasa mereka, ini memberikan kita waktu untuk merestrukturisasi apa yang ingin kita sampaikan kemudian kita berikan situasi saat ini, dan langkah-langkah yang akan diambil kemudian atau memberikan duduk perkara masalah, kemudian alternatif solusi, lalu memberikan pertimbangan kita dan apa yang terbaik
7. Memilih cara komunikasi yang tepat
Setiap cara komunikasi memiliki kelebihan dan kekurangannya. Apabila kita lihat dari segi efektivitas bisa jadi bertemu tatap muka adalah yang paling efektif, dengan catatan sudah dipersiapkan. Namun kita memiliki banyak cara dari tulisan, sms, email, chat, teleconference, video call dan video conference bisa kita gunakan. Selain harus efektif komunikasi juga harus efisien jangan sampai kita berangkat meeting dengan 2 jam waktu perjalanan dan meeting selama 15 menit kalau pesannya bisa disampaikan melalui email atau video conference.
8. Mengenali orang yang diajak berkomunikasi
Menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat menggali dan membangun percakapan adalah cara yang baik agar kita bisa mengetahui sejauh mana orang yang kita ajak bicara mengerti sejauh mana perihal yang sudah kita sampaikan. Sebagai contoh pada saat training trainer sebaiknya menggunakan pertanyaan “Sejauh mana anda mengerti?” dan mengharapkan umpan balik dari peserta training daripada menggunakan pertanyaan “Kalian sudah mengerti?”
9. Menggunakan “Anda” Lebih sering
Di TACK dan TMI kami memiliki konsep YOU appeal dimana kami sebaiknya memfokuskan lebih banyak terhadap apa yang orang lain inginkan. Sehingga hal ini dapat membuat orang lain merasa istimewa. Menggunakan Nama mereka dan benar-benar fokus ketika mereka menyampaikan sesuatu akan menjadi hal berharga yang bisa kita berikan. Memberikan perhatian adalah sebuah bentuk akumulasi tindakan dimana orang lain merasa kita memperhatikan dan itu terlihat dari tindakan kita.
10. Mengenali Kepribadian Anda
Cobalah untuk mengenali diri Anda sendiri dan bagaimana anda menghadapi beberapa situasi Anda bisa lakukan beberapa tes tentang kepribadian di https://www.psychologytoday.com/tests/personality untuk mendapatkan gambaran singkat tentang kepribadian Anda. Sehingga anda bisa lebih menyesuaikan diri dengan kepribadian orang lain. Tentunya tidak mudah untuk mengubah orang lain tapi akan lebih mudah untuk kita yang melakukan adaptasi.
Baca: Komunikasi Asertif dalam Pelatihan Kepemimpinan
11. Menyesuaikan cara komunikasi dengan pribadi orang lain
Setelah sebelumnya kita mengenali kepribadian kita sendiri alangkah baiknya apabila kita dapat menyesuaikan diri dengan pribadi orang lain. Apakah mereka extrovert atau introvert? Apakah mereka cenderung menurut atau mendominasi? Sehingga kita dapat menyesuaikan cara kita menyampaikan pesan terhadap orang tersebut apakah dengan cepat atau dengan perlahan, apakah langsung atau dengan basa-basi.
12. Menyesuaikan cara komunikasi dengan berbagai generasi
Di tempat kerja tentunya kita berasal dari generasi berbeda-beda ada beberapatips yang bisa kita lakukan saat berkomunikasi dengan generasi yang berbeda. Misalkan dengan generasi zoomers yang cukup sepuh kita sebaiknya mementingkan tatap muka. Lalu Dengan generasi x yangada di usia 30 sampai 40 email masih menjadi cara yang baik dalam berkomunikasi. Dan untuk gen Y yang lebih muda yang baru memasuki dunia kerja, mereka lebih suka cara berkomunikasi yang real time dan cepat seperti bbm dan what app. Baca: Perbedaan Multi Generasi
13. Mengevaluasi hasil dari komunikasi
Tentunya kita mesti mengetahui seberapa efektif cara kita berkomunikasi. Menanyakan pendapat rekan-rekan Anda ketika Anda presentasi atau setiap kali meeting dan berkomunikasi dengan mereka, akan memberikan masukan bagi Anda untuk mengetahui apa yang harus ditingkatkan dari skills komunikasi Anda dan ini adalah cara yang baik untuk mengetahui apakah pesan yang kita sampaikan dapat diterima atau sering menyebabkan miskomunikasi, baik dari isi pesan maupun dari cara kita menyampaikan pesan.
Selamat mencoba teknik-teknik untuk meningkatkan komunikasi di atas dan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi Anda MDI memiliki training komunikasi yang dapat membantu Anda maupun perusahaan untuk berkomunikasi dengan lebih efektif. Silahkan hubungi MDI untuk informasi lebih lanjut.
MDI News No. 212/XXI/April 2015
Untuk informasi dan jadwal pelatihan kepemimpinan lebih lanjut silahkan hubungi kami di nomor 021-66690778 atau kirimkan email ke training@mditack.co.id
