Efektivitas Komunikasi untuk Pengembangan SDM

Tidak ada orang yang dilahirkan dengan kemampuan komunikasi sempurna. Dalam perjalanan hidup, kita semua mengembangkan pola dan kebiasaan dalam berkomunikasi. Beberapa pola dan kebiasaan ini menunjang efektivitas komunikasi untuk pengembangan SDM masing-masing, namun beberapa malah menciptakan tantangan komunikasi sehingga berdampak pada produktivitas kita.

Kita biasanya tidak bermaksud membiarkan asumsi dan praduga mempengaruhi obyektivitas kita atau membuat orang lain merasa tidak didengarkan, namun kebiasaan dan pola komunikasi kita secara tidak sadar mungkin menyebabkan hal tersebut. Ketika kita mengubah pola atau kebiasaan kita tersebut, kita dapat meningkatkan kerjasama dan kolaborasi dalam tim.

Berikut adalah beberapa tips sederhana yang dapat langsung diterapkan hari ini juga. Semoga berguna

Merangkap pekerjaan bisa dilakukan untuk beberapa tugas, tetapi setiap orang, termasuk diri kita, ingin diperhatikan secara penuh ketika berkomunikasi dengan orang lain. Ketika kita merangkap komunikasi dengan melakukan suatu pekerjaan lain, bisa jadi kita akan tidak memahami secara penuh apa maksud yang disampaikan atau ada rincian penting yang kita lewatkan padahal hal tersebut vital dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan kita.

Maka, saat kita berkomunikasi, baik secara tatap muka ataupun melalui telepon, berikan perhatian penuh pada rekan komunikasi. Semakin efektif proses komunikasi kita, akan semakin efisien pula waktu yang dibutuhkan sehingga kita dapat segera kembali mengerjakan tugas lainnya.

Berkomunikasi sambil menatap mata disinyalir menyampaikan kejujuran secara implisit. Beberapa orang merasa sungkan menatap mata seseorang dalam waktu cukup lama selama berkomunikasi sehingga mereka mengalihkan pandangan dan menatap bibir rekan komunikasinya.

Kita perlu melatih tatapan mata kita agar dapat melakukannya secara alamiah sehingga kita maupun rekan komunikasi kita nyaman. Tatapan mata yang terlalu tajam akan menyebabkan seseorang merasa diinterogasi, sedangkan tatapan mata yang terlalu lemah dapat menimbulkan rasa kecurigaan bahwa ada sesuatu hal yang disembunyikan dalam komunikasi.

Percakapan penting biasanya bertujuan untuk pertukaran informasi dan mendapatkan kejelasan pemahaman. Komunikasi efektif adalah komunikasi dua arah dan dapat diperkuat dengan memanfaatkan pertanyaan dalam prosesnya. Kita dapat mengajukan pertanyaan untuk menggali informasi lebih lanjut untuk meningkatkan pemahaman dan kita dapat mengajukan pertanyaan untuk mengecek atau mengkonfirmasi pemahaman. Biasakanlah untuk mengajukan minimal dua pertanyaan dalam setiap proses komunikasi, yakni minimal satu pertanyaan menggali dan minimal satu pertanyaan mengkonfirmasi.

Sebaik-baiknya ingatan seseorang, selalu ada resiko lupa terutama saat disibukkan dengan berbagai pekerjaan lain. Biasakanlah untuk mencatat berbagai aspek penting dalam komunikasi. Buatlah notulen rapat atau kirimkanlah email follow up untuk mendokumentasikan sekaligus mengkonfirmasi pemahaman hasil komunikasi.

Jika perlu mendiskusikan banyak hal secara panjang lebar, mungkin lebih baik kita mengatur rapat tatap muka atau telepon daripada menggunakan email. Jika Anda sebatas perlu mengkonfirmasi aspek tertentu, mungkin email adalah media yang lebih efektif dan efisien daripada pertemuan tatap muka. Pilihlah media komunikasi yang sesuai dengan tujuan komunikasi Anda.

Banyak kesalahpahaman terjadi akibat komunikasi tertulis. Jawaban sangat singkat seperti “oke” atau bahkan “k” atas pesan chat yang panjang dapat diinterpretasikan sebagai tindakan tidak sopan. Penggunaan huruf kapital bisa disalah artikan sebagai kemarahan penulisnya, padahal tidak demikian sebenarnya. Masih banyak lagi konflik yang terjadi akibat kesalah pahaman komunikasi tertulis.

Salah satu kelemahan komunikasi tertulis adalah kurang dilengkapi dengan bahasa tubuh sehingga kurang dapat merepresentasikan nada atau emosi yang terkandung secara implisit dalam komunikasi. Suasana hati pembaca mungkin dapat mempengaruhi interpretasi atas tulisan yang dibacanya, terutama jika pembaca tidak terlalu mengenal dekat penulis pesan tersebut. Maka, kita perlu selalu menerapkan pola pikir positif dan praduga maksud baik ketika kita membaca suatu pesan tertulis. Jika ada keraguan, teleponlah dan berbicaralah secara langsung untuk mendapatkan kejelasan maksud.

Terkadang email secara tidak sengaja masuk ke dalam spam atau junkmail. Terkadang pesan chat tidak sampai karena masalah koneksi dan signal. Terkadang dokumen tidak sampai pada orang yang dituju karena tertunda pengirimannya atau terkirim secara salah tujuan. Maka dari itu, berikanlah ketenangan hati pada rekan komunikasi kita dengan membiasakan diri memberikan kejelasan status dengan jawaban sederhana seperti “terima kasih”, “noted”, atau “akan saya follow up”.