Peran Leader dalam Menangani Masalah

Pada beberapa kesempatan training online maupun training offline, membahas tentang masalah merupakan sebuah hal yang menarik. Dan ketika membahas tentang “masalah” seolah membuat para peserta langsung ingin curhat. Baik itu terkait pekerjaan, deadline yang tidak kunjung selesai, konflik dengan atasan, atau bahkan dengan bawahan sendiri.

Adalah hal yang wajar bila memiliki masalah. Hanya saja bila masalah tidak segera diatasi, tentu akan terus berlarut dan berpotensi menambah masalah baru.

Namun, berbicara tentang masalah, pasti ada penyebab utamanya. Karena tidak mungkin langsung tiba-tiba muncul. Nah, jika Anda gagal menemukan penyebabnya atau root cause, Anda akan terjebak dalam perangkap siklus tanpa akhir yang membuat Anda semakin setres. Ibarat rumput, akan tetap tumbuh jika kalau Anda memotongnya hanya dari permukaan. Tapi lain halnya jika Anda mencabut sampai dengan akarnya.

Begitu juga dalam menyelesaikan masalah. Anda perlu menanganinya, sampai dengan akar-akarnya. Nah, rootcause sendiri diartikan sebagai bagian dari beberapa faktor (kejadian, kondisi, faktor organisasional) yang memberikan kontribusi, atau menimbulkan kemungkinan penyebab dan diikuti oleh akibat yang tidak diharapkan. Sederhananya, rootcause adalah penyebab utama sehingga meninmbulkan kejadian atau masalah.

Sampai di sini Anda bisa memahami betapa pentingnya menyelesaikan masalah hingga ke akar masalah itu sendiri. Lalu bagaimana agar Anda bisa menemukan root cause dari masalah yang Anda alami?

1. Gunakan 5 Why

Teknik 5 Why adalah alat yang sederhana namun cukup kuat untuk mengetahui gejala-gejala luar dari suatu masalah. Lalu bagaimana cara menggunakan 5 Why pada masalah yang Anda hadapi? Cukup mudah, karena di dalam tekhnik ini Anda hanya perlu bertanya, “mengapa” sebanyak lima kali.

Misalnya masalah mesin produksi macet. Lalu tanyakan sebanyak lima kali. Mengapa? Karena kurang upaya maintenance. Mengapa? Karena tidak ada prosedur jadwal yang jelas. Terus sampai 5 kali.

Nah, tekhnik ini merupakan teknik yang dikembangkan oleh Sakichi Toyoda yang kemudian banyak dipakai di dalam perusahaan otomotif tahun 1970-an. Kemudian metode ini juga banyak dipakai sebagai salah satu metode dalam strategi Six Sigma.

2. Gunakan metode Fish Bone diagram

Diagram fishbone diagram atau tulang ikan adalah salah satu metode untuk menganalisa beberapa penyebab dari sebuah masalah. Diagram ini ditemukan oleh Professor Kaoru Ishikawa, seorang ilmuwan asal Jepang pada tahun 1943. Sehingga sering juga disebut dengan diagram Ishikawa. Ada juga yang menyebut sebagai diagram sebab-akibat atau cause effect diagram.

Lalu apa bedanya dengan metode pertama? Pada diagram ini, biasanya Anda akan memberikan kategori atas masalah yang terjadi. Atau 4M, 1E yaitu: Man, Material, Machine dan Enviroment.

Misalnya pada kasus di awal, mesin produksi macet. Anda bisa menentukan faktor-faktor utama yang menjadi bagian dari permasalahan yang ada. Faktor-faktor ini akan menjadi penyusun “tulang” utama dari fishbone diagram. Dari sini Anda akan menemukan banyak informasi dan melihat secara detil manakah yang termasuk akar penyebab masalah. Dari akar tersebut Anda bisa menentukan manakah akar yang menjadi prioritas utama. Kemudian dapat dicari tau solusi untuk menyelesaikan masalah yang ada dengan menyelesaikan akar masalah.

Oleh: Arif Hidayat – Fasilitator MDI Tack