Kenapa Program Training Dalam Sebuah Organisasi Selalu Gagal ?

pelatihan karyawan

Mari mulai dengan melihat skenario ini, sebuah survey kepuasan customer diadakan dan hasilnya menunjukan bahwa, para manager sebuah divisi tertentu belum mampu mengelola perubahan dan para customer tidak puas dengan hasilnya. Lalu, sebuah program pelatihan karyawan dilaksanakan; investasi besar digunakan dan training berhasil dijalankan. Dalam 6 bulan ke depan, ditemukan bahwa kepuasan pelanggan lebih menurun dan bahkan lebih banyak komplain. Alasan dibalik hasil training yang tidak terduga ini bukan hanya satu, namun banyak, berikut adalah:

pelatihan karyawan

#1

Training Needs Analysis (TNA) yang kurang sesuai

Ketika sebuah training yang tidak relevan diberikan kepada karyawan, mereka tidak tertarik dan hal ini bisa menular. Ini akan membuat program pelatihan karyawan menjadi sia-sia ke peserta pelatihan lainnya yang mungkin saja mendapatkan manfaat dari pelatihaan. Kebutuhan training tidak selalu ada setelah TNA yang melelahkan. Ketika Anda menemukan performa seorang karyawan tidak memenuhi standar, perusahaan terkait diharapkan bisa memahami keterampilan yang dibutuhkan oleh karyawannya sebelum menjadwalkan program training tanpa tujuan jelas sebagai cara cepat memperbaiki situasi. Satu program training yang cocok untuk semua adalah hal yang sia-sia bagi waktu dan sumber daya lain yang terkait. Melakukan investigasi mendetil sangat dibutuhkan untuk menemukan alasan dari menurunnya performa karyawan Anda.

TNA bisa didapatkan dengan melakukan Competency assessment exercise setiap tahun, untuk memahami sekaligus melihat dimana karyawan Anda belum memenuhi ekspektasi manajemen. Competency Gap seharusnya bisa terlihat pertama kali. Selain itu, kebutuhan training juga bisa muncul ketika ada perubahan dalam proses organisasi atau ketika mesin baru dioperasikan. Performance review juga menjadi salah satu sumber berharga untuk menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan.

pelatihan karyawan

#2

Kurangnya Komunikasi

Bayangkan Anda mendapat kesempatan bekerja di sebuah perusahaan dimana perusahaan Anda tidak mengkomunikasi secara langsung bahwa Anda akan mengikuti sesi training. Selama ini, Anda mengira Anda hanya datang untuk meeting; bukan program training yang bisa meningkatkan keterampilan Anda.

Dari hal ini dapat dilihat pentingnya komunikasi yang harus selalu dilakukan. Tim Training & Development diharapkan mengkomunikasikan program training yang tersedia dan jadwal training secara berkala untuk mengingatkan karyawan, setidaknya 3 kali sebelum tanggal training.

pelatihan karyawan

#3

Efektivitas Training Tidak Diukur

Siklus pelatihan dan pengembangan tidak berakhir dengan hanya melakukan program training. Efektivitas harus diukur untuk menemukan dampak program tersebut. Beberapa metrik untuk mengevaluasi efektivitas meliputi:
• Biaya per karyawan per training
• Rasio jumlah keluhan pelanggan sebelum dan sesudah pelatihan
• Jumlah karyawan yang terdaftar Vs. Jumlah karyawan yang menghadiri training penuh
• Kepuasan kerja karyawan sebelum dan sesudah pelatihan
• Peningkatan penilaian individual setelah pelatihan perubahan jangka panjang dalam Organisasi Nilai sebelum dan sesudah pelatihan

pelatihan karyawan

#4

Training Wajib

HR manager yang bertanggung jawab atas training & development terkadang butuh mengadakan training wajib. Salah satu alasannya, adalah kemungkinan adanya tekanan dari manajemen atas untuk melatih karyawan yang memiliki performa kurang baik. Asumsi bahwa kurangnya keterampilan tertentu menjadi penyebab rendahnya performa merupakan alasan utama training tidak berdampak positif, atau terkadang, malah memiliki efek negatif. Tanggung jawab untuk meyakinkan manajemen dengan memberikan training yang tepat ada di tangan HR manager.

Dan juga, inisiatif harus diambil oleh tim T & D untuk memahami keterampilan yang sudah dimiliki dari karyawan untuk struktur dan menyarankan career path yang mereka bisa kejar dengan mengakuisisi keterampilan baru. Dengan berkomunikasi tentang career path yang berbeda bahwa mereka bisa mengejar, mereka benar benar membuka pintu peluang baru bagi karyawan. Sekarang ketika tim T & D menawarkan mereka sesuai pelatihan, karyawan akan keluar dari kemauannya sendiri, relawan untuk pelatihan. Pendekatan ini akan memungkinkan organisasi untuk mendukung rotasi kerja dan karyawan juga akan diberdayakan dan antusias tentang ide, karena dia bisa mengejar cita-citanya dan tidak hanya melakukan aktivitas rutin yang biasa.

Desain untuk membuat training yang efektif dalam organisasi

pelatihan karyawan

Kesimpulan:
Training & Development tidak dapat berdiri sebagai entitas independen. Untuk membuat training di organisasi yang efektif itu harus didukung untuk menerima dan memberikan informasi kepada sub sistem lain seperti Rekrutmen dan Performance Management serta memanfaatkan metrik yang berbeda untuk terus mengevaluasi efektivitas setiap proses training.


MDI News No. 231/XXII/November 2016