Setiap orang memiliki modal waktu yang sama namun sebagian orang bisa lebih produktif dari yang lainnya. Jadi bagaimana caranya untuk menjadi pribadi yang lebih produktif? Karena salah satu keuntungan dari peningkatan produktivitas pribadi dalah hal itu akan membuat kualitas hidup orang tersebut menjadi lebih baik dan juga dalam hubungannya dengan orang lain. Ikutilah beberapa tips peningkatan produktivitas diri menjadi lebih efektif dan produktif ini untuk memiliki lebih banyak waktu untuk mencapai hal-hal yang penting bagi Anda.
Sehari-harinya seringkali kita disibukkan oleh sesuatu yang sudah menjadi rutinitas. Jika kita pikirkan lebih lanjut semua aktivitas yang kita lakukan ternyata beberapa aktivitas tersebut kurang penting buat kita.
Setelah mengetahui apa yang akan kita lakukan ada baiknya kita menentukan kapan kita akan melakukannya. Sehingga tugas – tugas yang mesti kita lakukan mendapatkan perencanaan yang cukup dan sesuai dengan alokasi waktu kita atau due date kita. Baca: Tips Meningkatkan Produktivitas Diri Agar Menjadi Lebih Efektif dan Efisien
Prioritas dapat dibuat dengan membedakan mana yang penting dan mana yang mendesak dan mengkombinasikan keduanya sehingga kita dapat mengetahui tugas mana dulu yang mesti diselesaikan. Sesuatu menjadi prioritas tergantung dari dampaknya terhadap pencapaian tujuan kita.
Mulailah dengan mengetahui tujuan akhir. Hal ini penting karena setelah kita mengetahui hasil akhir dari apa yang akan kita lakukan kita akan lebih mudah untuk membuat rencana untuk mencapainya, memfokuskan energi kita untuk kegiatan yang akan mendukung pencapaian tujuan tersebut.
Ada 4 prinsip mudah untuk mengelola email Anda :
1. Delete, hapus semua email yang tidak Anda butuhkan.
2. Defer, simpan di tempat yang dapat mudah Anda temukan kembali misal didalam folder project yang sesuai.
3. Delegate, apabila ada orang lain yang bisa mengerjakannya delegasikan tugas-tugas yang bisa Anda delegasikan.
4. Do, apabila email yang Anda baca membutuhkan tindakan yang bisa Anda lakukan segera, segeralah selesaikan kemudian arsip atau hapus email tersebut.
Sebagai supervisor atau manajer kita tidak lagi mencapai tujuan kita sendiri. Kita akan bisa mencapai tujuan kita melalui orang lain. Tantangannya adalah bagaimana membuat orang lain termotivasi untuk mau melakukannya. Berlatihlan untuk melakukan delegasi dengan efetif dan mintalah feedback dari rekan-rekan Anda untuk mengetahui apakah masih ada yang bisa ditingkatkan dari cara Anda mendelegasikan selama ini.
Dalam prinsip pareto ada beberapa aktivitas yang mesti kita lakukan dan dari tugas-tugas tersebut tentunya mengacu kepada satu tujuan namun ada tugas-tugas tertentu yang akan memberikan hasil lebih banyak dan tugas-tugas itulah yang semestinya kita fokuskan.
Energi kita terbatas sehingga kita mesti memfokuskan energi pada hal-hal yang penting bagi kita dalam pencapaian tujuan kita. Hal hal yang lain tentunya bisa tetap kita lakukan sepanjang kita sudah merencanakan beberapa hal yang bisa dilakukan sedikit demi sedikit dalam jangka waktu yang lebih lama.
Tidak dapat dipungkiri pentingnya membina hubungan baik dengan setiap orang dengan meningkatkan level kedekatan pada suatu hubungan networking. Dari jenis hubungan yang paling rendah yang hanya sekedar basa-basi ke bentuk hubungan yang jauh lebih dekat dan personal.
Baca: Training Leadership Mengenai Pemimpin yang Berkolaborasi
Membuat jurnal penghitungan waktu aktivitas. Dengan memiliki jurnal seberapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu tugas kta dapat memangkas waktu tersebut ketika sudah terbiasa mengerjakan hal tersebut sehingga dengan melakukan penghitungan aktivitas Anda bisa melakukan improvement.
Setiap orang memiliki waktu yang sama dalam setiap hari . Tidak jarang kita menemukan orang-orang yang hidup di masa depan. Kita tahu itu dari pernyataan pernyataan mereka ..” nanti kalau saya kaya saya akan…”, “saya akan bahagia jika …”. Hal ini membatasi bahwa sebelum sesuatu hal terjadi, kebahagiaan tidak akan kita dapatkan. Kita seringkali mengejar apa yang kita inginkan sehingga menjadi terlalu result oriented mengorbankan apa yang sebenarnya kita miliki adalah saat ini. Masa depan adalah misteri dan masa lalu biarlah berlalu.
Interupsi bisa berupa orang yang minta waktu Anda. Notifikasi di komputer, Meeting yang tidak produktif. Dan banyak lagi. Kenalilah apa saja yang menginterupsi Anda dari fokus Anda kemudian kembangkan solusi untuk interupsi-interupsi tersebut.
Multi tasking banyak kita dengar di kolom-kolom lowongan pekerjaan. Banyak perusahaan yang meminta rekruitmen untuk dapat multitasking meskipun pada prakteknya mengerjakan sesuatu secara bersamaan seringkali membuat salah satu atau bahkan keduanya tidak selesai.
Semoga tips-tips di atas dapat membantu pengembangan sdm untuk meningkatkan produktivitas diri menjadi lebih efektif dan produktif dalam diri Anda, team Anda dan perusahaan Anda. Selamat mencoba. MDI juga menyediakan Training Personal Productivity agar Anda dapat segera menambah kemampuan Anda dan meningkatkan produktivitas diri.
MDI News No. 219/XXI/November 2015
Untuk informasi dan jadwal training lebih lanjut silahkan hubungi kami di nomor 021-66690778 atau kirimkan email ke info@mditack.co.id
